Access là gì? Các chức năng chính của Access là gì?

Access là gì? Các chức năng chính của Access là gì? Những lưu ý về hướng dẫn sử dụng Access? … Trong thời đại công nghệ 4.0 thì đây là các câu hỏi thường gặp của rất nhiều người. Bài viết từ Lumiereriversidevn.com sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng cũng như hướng dẫn sử dụng Access để giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ này.

Access là gì?

Microsoft Office Access, viết tắt là Access, là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft. Nằm trong bộ Microsoft Office và thường được sử dụng trên hệ điều hành Windows, Access cho phép người dùng tạo và quản lý cơ sở dữ liệu từ những ứng dụng đơn giản đến phức tạp.”

Với Access, người dùng từ nhân viên văn phòng đến kế toán đều có thể dễ dàng quản lý cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, nó cung cấp công cụ lập trình để xử lý giao diện, tạo báo cáo và mã lệnh để tối ưu hóa quá trình làm việc.

Nhìn chung, Access rất thân thiện với người dùng, ngay cả với những người không có kiến thức về lập trình. Nếu muốn khám phá sâu hơn để tận dụng tối đa các tính năng bên trong, Access cung cấp các công cụ linh hoạt cho phép người dùng tinh chỉnh theo ý muốn của mình.

Hướng dẫn sử dụng Access

Access là phần mềm được sử dụng phổ biến, giúp người dùng lưu trữ và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu một cách thuận tiện hơn. Ngoài việc hiểu về ý nghĩa của Access, bạn cũng cần tham khảo các bước để làm quen với phần mềm này như sau:

Tạo cơ sở dữ liệu

Bước 1: Bạn bắt đầu bằng cách nhấp chuột vào mục ‘File’ và chọn ‘New’. Access cung cấp nhiều dạng cơ sở dữ liệu khác nhau như cơ sở dữ liệu trống, các mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống để bạn lựa chọn.
Bước 2: Tiếp theo, bạn đặt tên cho cơ sở dữ liệu để phản ánh nội dung của nó. Việc này giúp quản lý và xác định các dữ liệu trong Access dễ dàng hơn. Sau đó, nhập tên vào ô ‘File Name’ và nhấn ‘Create’ để tạo cơ sở dữ liệu mới.

Nhập dữ liệu

Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu: Khi tạo cơ sở dữ liệu trống, hãy cân nhắc sắp xếp các thành phần một cách logic. Access cung cấp các định dạng dữ liệu như bảng, biểu mẫu, báo cáo và truy vấn để bạn có thể tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên: Nếu bắt đầu với cơ sở dữ liệu trống, Access sẽ tạo bảng trống tự động. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu bằng cách thủ công hoặc sao chép và dán từ nguồn khác. Mỗi cột chứa một loại thông tin khác nhau và mỗi hàng đại diện cho một bản ghi.

Bước 3: Nhập dữ liệu từ nguồn khác: Nếu muốn nhập dữ liệu từ tập tin hoặc vị trí cụ thể, Access cho phép bạn nhập thông tin này vào cơ sở dữ liệu. Điều này giúp bạn chia sẻ và sử dụng thông tin từ các nguồn khác nhau. Đơn giản chỉ cần làm như sau:

Chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data).
Chọn tập tin muốn nhập
Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu
Xác định vị trí lưu mới

Bước 4: Để lưu trữ các bản ghi khác nhau trên các cơ sở dữ liệu khác nhau, bạn có thể thêm cột mới để làm cho dữ liệu linh hoạt hơn.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1: Để hiểu hoạt động của các khóa, mỗi bảng trong Access sẽ có một trường dành riêng cho nó. Access thường tạo một cột ID tự động tăng để định danh mỗi bản ghi trong bảng. Cột này thường được sử dụng làm khóa chính. Ngoài ra, bảng cũng có thể có các khóa ngoại để kết nối với bảng khác trong cơ sở dữ liệu, thông qua việc chứa dữ liệu tương tự.
Bước 2: Để thực hiện việc này, bạn bấm chuột vào tab ‘Database Tools’ và sau đó chọn ‘Relationships’ trong phần ‘Liên hệ’.
Bước 3: Bạn chỉ cần kéo và thả trường mà bạn muốn đặt làm khóa ngoại vào trường đã tạo trước đó. Sau đó, nhấn nút ‘Create’ trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối quan hệ giữa các trường. Kết quả sẽ hiển thị các trường được kết nối với nhau. Tại đây, bạn có thể chọn ‘Enforce Referential Integrity’ để áp dụng tính toàn vẹn tham chiếu khi tạo liên kết.

Tạo một Truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Bước 1: Mở Thiết kế Truy vấn bằng cách chọn tab ‘Create’ và sau đó chọn ‘Query Design’.
Bước 2: Chọn bảng cần sử dụng trong truy vấn từ danh sách Hiển thị Bảng. Khi đã chọn, nhấn ‘Close’.
Bước 3: Thêm các trường cần thiết vào truy vấn bằng cách click chuột vào các cột trên bảng thiết kế.
Bước 4: Áp dụng các tiêu chuẩn hoặc điều kiện cần thiết cho truy vấn.
Bước 5: Chạy truy vấn bằng cách nhấn nút ‘Run’ trong tab Thiết kế để xem kết quả. Kết quả sẽ hiển thị trong cửa sổ. Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu truy vấn.

Tạo và Dùng Biểu mẫu

Bước 1: Lựa chọn bảng để tạo biểu mẫu. Thông thường, biểu mẫu được sử dụng để dễ dàng nhập và quan sát dữ liệu.
Bước 2: Nhấn nút ‘Form’ trong tab ‘Create’ để tạo một biểu mẫu tự động dựa trên các trường trong bảng đã chọn.
Bước 3: Điều hướng trên biểu mẫu mới. Sử dụng nút mũi tên dưới cùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Dữ liệu của các trường sẽ được cập nhật khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể sử dụng các nút này ở các cạnh để điều hướng từ hồ sơ đầu tiên đến hồ sơ cuối cùng.

Tạo một báo cáo

Chọn bảng hoặc truy vấn.
Nhấp chọn tab Tạo (Create).
Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
Thêm trường vào báo cáo.
Thêm nhóm vào báo cáo.
Lưu và chia sẻ báo cáo.

Các chức năng chính của Access

Access là gì? Chắc chắn bạn đã có cái nhìn tổng quan qua phần giới thiệu trước đó. Điều này khẳng định rằng Access có hàng loạt chức năng tiện ích để quản lý dữ liệu, đặc biệt phù hợp cho môi trường văn phòng. Các chức năng chủ yếu của Access bao gồm:

Chức năng thiết kế bảng.
Chức năng lưu trữ.
Chức năng cập nhật thông tin.
Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Một số câu hỏi liên quan đến Access

Đối tượng nên sử dụng Access là ai?

Đối tượng nào nên sử dụng Access? Với những tính năng đã được đề cập, Access được áp dụng rộng rãi trong các trường phổ thông để giúp học sinh làm quen với công nghệ thông tin, đặc biệt là việc phát triển phần mềm theo hướng công nghệ thông tin. Ngoài ra, nhiều công ty cũng sử dụng Access để xây dựng phần mềm quản lý nội bộ.

Access cũng là lựa chọn phổ biến cho các chương trình chứng chỉ tin học cao cấp của bộ giáo dục đào tạo. Điều này làm cho Access trở thành một công cụ phổ cập giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, một số trường đại học cũng tích hợp Access vào chương trình giảng dạy cho các ngành kinh tế, kế toán…

Access có khó không?

Access trong Tin học lớp 12 được phân thành hai phần:

Phần cơ bản: Phần này thường dành cho người mới bắt đầu với Access vì nó sử dụng các thao tác kéo thả, giúp dễ dàng tiếp cận và thực hiện. Bao gồm các truy vấn cơ bản, thống kê, tạo form và bảng báo cáo…
Phần nâng cao: Đây là phần phức tạp hơn, thách thức hơn đối với nhiều người học. Phần nâng cao đòi hỏi xử lý các chức năng phức tạp hơn và truy vấn dữ liệu có độ phức tạp cao hơn. Đồng thời, nếu muốn xây dựng một chương trình theo ý muốn, bạn cần có kiến thức về lập trình. Trong Access, ngôn ngữ lập trình chủ yếu là VBA – một ngôn ngữ được sử dụng trong bộ Office của Microsoft.

Bài viết từ Lumiereriversidevn.com hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Access và những nội dung liên quan. Chúng tôi hy vọng thông tin được cung cấp đã hỗ trợ bạn trong quá trình khám phá. Mong rằng bạn đã có cái nhìn rõ ràng về Access cũng như cách áp dụng nó một cách thành thạo trong công việc và học tập. Chúc bạn thành công!

Tìm hiểu thêm: