OKR là gì? Những lợi ích của OKR

Một trong những yếu tố quan trọng đằng sau thành công của Google, Facebook, LinkedIn cùng hàng ngàn doanh nghiệp khác là hệ thống mục tiêu và kết quả (OKR). OKR là gì và cụ thể quá trình thực hiện như thế nào? Nguyên tắc cơ bản của OKR là gì và cách phân loại chúng ra sao? Bài viết dưới đây từ Lumiereriversidevn.com sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý mục tiêu OKR và khám phá chi tiết, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu OKR là gì?

Lịch sử OKR

Trước đây, chúng ta thường quen với các phương pháp quản trị mục tiêu truyền thống như MBO, KPI, BSC, Kanban…

Andy Grove, CEO của Intel, được biết đến là người sáng tạo và phát triển phương pháp OKR. Bill Gates, nhà sáng lập Microsoft, từng nhận xét về Andy Grove là “một trong những nhà lãnh đạo vĩ đại nhất trong thời đại của chúng ta”. Andy Grove đã tạo ra hệ thống hoàn chỉnh cho phương pháp quản trị mục tiêu này bằng cách đặt ra hai câu hỏi cốt lõi:

Tôi muốn đi đâu?.
Làm như nào để tôi đưa bản thân mình đến đó?.

John Doerr, một trong những nhà đầu tư ban đầu của Google đã tìm hiểu sâu về OKR và viết lên cuốn sách “Measure What Matters”.

Khái niệm OKR là gì?

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, đây là một phương pháp quản trị theo mục tiêu hiện đại được nhiều tập đoàn như Google, LinkedIn, Intel, Twitter, Uber, Coursera, Bill & Melinda Gates Foundation… sử dụng.

OKR giúp liên kết nội bộ của tổ chức bằng cách đồng bộ hóa mục tiêu từ cấp tổng thể của công ty, các mục tiêu của các bộ phận cho đến mục tiêu của từng cá nhân thông qua việc xác định các kết quả cụ thể.

Mục tiêu (Objective) là đích đến của công ty, bộ phận hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Results là những chỉ số cụ thể để đo lường việc hoàn thành mục tiêu đó.

Hệ thống này được duy trì từ cấp quản lý cao nhất trong tổ chức cho đến từng nhân viên, tạo ra sự liên kết giữa các tầng mục tiêu và đẩy động lực chung về một hướng tiêu cực.

Objectives: Mục tiêu

Điều mà tổ chức mong muốn đạt được trong khoảng thời gian ngắn hạn (Ví dụ: 1 quý).
OKR thường định tính, có tính chất thách thức, kích thích trí tưởng tượng và truyền cảm hứng.

Key Results: Kết quả then chốt.

Kết quả then chốt chính là cách thức để đo đạc tiến độ và đạt được Mục tiêu.
Kết quả then chốt mang tính định lượng, có các con số cụ thể.

Mỗi Objectives có từ 3-5 Key Results.

Một số lưu ý về OKR

Cấp độ OKR: Công ty/ Khối/ Nhóm/ Cá nhân.
Vòng đời OKR: thường là 1 quý, có thể ngắn hơn.

Cấu trúc của OKR là gì?

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?.
Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?.

Tính chất của OKR là gì?

Mục tiêu (Objectives)

Truyền cảm hứng, có tính tham vọng, tạo động lực và thách thức.
Không dễ dàng thực hiện.
Dễ nhớ, đơn giản và ngắn gọn, không nhàm chán.
OKR có tính chất định tính và không thể hiện qua những con số.
OKR cần phù hợp văn hóa của doanh nghiệp: OKR có thể thân mật và hài hước. Có thể sử dụng ngôn ngữ địa phương và những câu chuyện cười hoặc bất cứ điều gì phù hợp với văn hóa của công ty…

Kết quả then chốt (Key Results)

Key results mang tính định lượng, và mỗi kết quả then chốt đều nên có con số cụ thể.
Kết quả then chốt dựa trên giá trị. Nó được đo lường kết quả thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ/ sản phẩm/ dự án.
Kết quả then chốt thường cung cấp kết quả trong quý. Thực hiện dự án 3 tháng/ lần để cung cấp kết quả cho quý tiếp theo.
Key Results giúp chia nhỏ dự án để tạo giá trị càng sớm càng tốt.

Mối liên hệ giữa Ojectives và Key Results

Mối liên hệ của Objectives và Key Results được thể hiện trên những khía cạnh:

Là cực âm và cực dương.
Là nguyên tắc và thực hành.
Là tầm nhìn và hành động.

Nhận xét:

Mục tiêu là những thứ thuộc về truyền cảm hứng và có tầm nhìn xa.
Kết quả then chốt là những thứ ở dưới mặt đất và đo đạc được.

Vai trò của OKR là gì?

OKR đóng vai trò giúp cải thiện giao tiếp, tập trung và liên kết để mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn. Điều này được thể hiện bằng cách:

Xác định rõ ràng các mục tiêu.
Làm rõ những gì quan trọng trong toàn tổ chức.
Tập trung nỗ lực vào các kết quả chính mang lại mục tiêu.

Ý nghĩa của OKR là gì?

Tư duy kỷ luật (Các mục tiêu chính sẽ xuất hiện).
Giao tiếp chính xác (Cho phép mọi người biết những gì quan trọng).
Thiết lập các chỉ số để đo lường tiến độ (Cho thấy chúng ta đi được bao xa).
Tập trung nỗ lực (Giữ cho các tổ chức đồng hành với nhau).

Những lợi ích của OKR

Nhanh nhẹn: Chu kỳ mục tiêu ngắn giúp thích nghi và điều chỉnh linh hoạt hơn, tạo đà cho sự thay đổi nhanh chóng, thúc đẩy sự đổi mới, giảm rủi ro và lãng phí.
Liên kết và hợp tác đa chức năng: Việc chia sẻ OKR tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm, giải quyết sự phụ thuộc và thống nhất các vấn đề cạnh tranh.
Giảm thời gian thiết lập mục tiêu: Sự đơn giản của OKR tăng tốc quá trình đặt mục tiêu, giảm thời gian và nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập mục tiêu.
Giao tiếp rõ ràng: Sự minh bạch và đơn giản giúp nhóm hiểu rõ mục tiêu và ưu tiên của tổ chức, cũng như cách mỗi cá nhân có thể đóng góp.
Cam kết của nhân viên: Cách tiếp cận đa chiều của OKR kết nối nhân viên với mục tiêu tổng thể, tăng sự đồng lòng.
Tự chủ và trách nhiệm: Nhóm có hướng đi rõ ràng và tự do thể hiện ý tưởng để đạt được OKR, đảm bảo trách nhiệm với mục tiêu và tiêu chí thành công.
Tập trung và kỷ luật: Số lượng mục tiêu giảm tạo sự tập trung, kỷ luật, và tạo động lực để phát triển sáng kiến.
Mục tiêu táo bạo: OKR không liên kết với lương thưởng, thúc đẩy việc đặt ra mục tiêu thách thức hơn, táo bạo và không ngừng phát triển.

Siêu quyền lực OKR là gì?

Siêu quyền lực 1: Tập trung và cam kết vào các ưu tiên

Xác định tần suất thích hợp cho chu kỳ OKR và triển khai chúng cùng nhau vào cả quý và năm.
Để giải quyết thách thức triển khai và đẩy mạnh cam kết của lãnh đạo đối với OKR, hãy bắt đầu áp dụng
OKR cho cấp lãnh đạo cấp cao trước tiên và mở rộng từ từ cho toàn công ty.
Chỉ định một người chịu trách nhiệm đặc biệt để quản lý OKR, đảm bảo mọi người đều tập trung vào việc thực hiện OKR.
Hạn chế cam kết chỉ từ 3 đến 5 mục tiêu cần đạt trong mỗi chu kỳ OKR.
Trong việc chọn OKR, tập trung vào những mục tiêu có thể tạo ra ảnh hưởng lớn nhất để đạt được hiệu suất cao.
Để nhấn mạnh một mục tiêu của phòng, nâng cấp OKR đó thành OKR cấp công ty.
Dành tối đa 5 kết quả then chốt có thể đo lường cho mỗi mục tiêu.
Liên kết sức lượng và chất lượng của kết quả then chốt.
Khi một kết quả then chốt yêu cầu mức độ hoàn thành cao, nâng cấp nó lên thành một mục tiêu.
Yếu tố quan trọng duy nhất cho thành công của một OKR là khả năng thuyết phục và thu hút sự tham gia của lãnh đạo.

Siêu quyền lực 2: Sắp xếp và kết nối công việc của nhóm

Thúc đẩy động lực cho nhân viên bằng cách minh họa cách mục tiêu của họ kết nối với tầm nhìn của lãnh đạo và mục tiêu cao nhất của công ty.
Liên tục tái điều chỉnh thông điệp về tầm quan trọng của OKR đối với công ty.
Khuyến khích 50% OKR được xây dựng từ cấp độ dưới lên trên.
Phá vỡ cấu trúc phòng ban đơn lẻ bằng việc liên kết nhóm ngang hàng thông qua việc chia sẻ và kết nối các OKR.
Tạo rõ ràng về sự phụ thuộc giữa các phòng ban để mọi người có cái nhìn tổng quan.
Khi cần sửa đổi hoặc loại bỏ một OKR, giải thích rõ lý do cho quyết định này để mọi người đồng nhất.

Siêu quyền lực 3: Theo dõi để nâng cao tính trách nhiệm

Để xây dựng văn hóa trách nhiệm, việc đánh giá OKR cần được thiết lập một cách trung thực ngay từ cấp cao nhất.
Khuyến khích nhân viên đạt thành tích thông qua việc công nhận cụ thể, minh bạch và công khai hơn là việc tặng quà hay voucher.
Để duy trì OKR theo đúng tiến độ và hướng đi, việc chỉ định nhân viên cấp cao là “người chăn OKR”, thường xuyên thực hiện Check-in và cập nhật OKR.
Khuyến khích các buổi họp 1:1 hàng tuần về OKR giữa nhân viên và quản lý, cùng với các cuộc họp theo từng phòng ban hàng tháng.
Nếu cần thiết, điều chỉnh OKR giữa chu kỳ theo hướng phù hợp với tình hình – ngay cả khi chu kỳ OKR đã bắt đầu.
Kết thúc chu kỳ, đánh giá OKR cùng với đánh giá tự chấm của nhân viên để xem xét. Trước khi bước sang chu kỳ OKR mới, dành thời gian để đánh giá và đánh giá cao những thành tựu đã đạt được.
Đầu tư vào nền tảng dựa trên công nghệ đám mây, tự động hóa và cá nhân hóa, giúp thiết lập và thực hiện mục tiêu theo thời gian thực, kết hợp OKR và tăng cường tính minh bạch của hệ thống OKR.

Siêu quyền lực 4: Mở rộng mục tiêu để đột phá

Khi bắt đầu chu kỳ OKR, phân biệt giữa mục tiêu cam kết (phải hoàn thành 100%) và mục tiêu mở rộng (đầy thử thách).
Tạo môi trường cho phép cá nhân thất bại với các OKR mở rộng mà không bị đánh giá hay phán xét.
Để khuyến khích thành tích cao, đặt ra những mục tiêu tham vọng có thể kéo dài từ quý này sang quý khác, nhưng cũng cần cân nhắc để không đặt quá cao, ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Để tạo ra sự đột phá, áp dụng nguyên tắc “gấp 10 lần” như Google và dần dần chuyển từ OKR tiến tới OKR tham vọng hơn.
Thiết kế OKR mở rộng cần phải phù hợp với văn hóa tổ chức.
Nếu một nhóm không thể hoàn thành OKR mở rộng, có thể tiếp tục với các mục tiêu này trong chu kỳ tiếp theo miễn là chúng vẫn phù hợp với hoàn cảnh hiện tại.

Nguyên lý hoạt động của OKR là gì?

OKR ban đầu được phát triển bởi Andy Grove tại Intel và sau đó được John Doerr mở rộng và lan rộng tại Google. Nguyên lý hoạt động của OKR tập trung vào hệ thống niềm tin.

Sự khác biệt chủ yếu của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên việc xây dựng niềm tin.

Tính tham vọng: Mục tiêu (Objective) luôn được đặt ở mức độ cao hơn so với khả năng hiện tại.
Tính đo lường được: Kết quả chủ yếu (Key Result) được liên kết với những mục tiêu có thể được đo lường và định lượng.
Tính minh bạch: Tất cả thành viên, từ CEO cho đến nhân viên mới, đều có thể theo dõi và hiểu rõ về OKR của tổ chức.
Tính hiệu suất: OKR không được sử dụng để đánh giá hoặc đo lường hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Phân loại OKR như nào?

Phân loại Mục tiêu (Objectives)

Có 2 loại Mục tiêu (Objectives) là mục tiêu cam kết và mục tiêu mở rộng (mục tiêu tham vọng).

Mục tiêu cam kết: hoàn thành tốt là 100%
- Mục tiêu sẽ làm được. Điều này dựa trên tính toán, kinh nghiệm, lịch sử.
- Thường áp dụng cho các mục tiêu về: Doanh thu, lợi nhuận, số lượng bài viết…
Mục tiêu mở rộng (Mục tiêu tham vọng): hoàn thành tốt là 70-80%
- Mục tiêu thách thức, khó thực hiện, truyền cảm hứng, không biết có đạt được không, nhưng rất mong muốn, rủi ro cao.
- Mục tiêu này hướng đến tương lai, tạo ra bước nhảy vọt, bức tranh tổng thể, tầm nhìn xa…

Phân loại Kết quả chính (Key Results)

Kết quả then chốt số liệu cơ sở

KR này thường xây dựng để “báo cáo, theo dõi”. Nó không có dữ liệu lịch sử.

Trong trường hợp này, việc đặt kết quả cuối cùng thường không bắt buộc.

Cho đến khi dữ liệu cơ sở được thiết lập, thì nên điều chỉnh KRs cho phù hợp.

Kết quả then chốt có số liệu mục tiêu

Gồm 03 loại số liệu: Dương – Âm – Ngưỡng.

[Dương]: KRs có số liệu mục tiêu tích cực – Kết quả chính có ý nghĩa “càng nhiều càng tốt”

[Âm] : KRs có số liệu mục tiêu tiêu cực – Kết quả chính có ý nghĩa “ít hơn là tốt hơn”.

[Ngưỡng] : KRs có số liệu mục tiêu ngưỡng – Kết quả chính “nằm trong phạm vi giá trị tối thiểu và tối đa có thể chấp nhận”.

Kết quả then chốt mang tính cột mốc

Loại kết quả then chốt này không thể thiết lập được số liệu.

Nên chia nhỏ các bước của kết quả để đạt được khả thi hơn.

Cách viết OKR như nào?

Để xây dựng một bộ OKR chuẩn, việc tham khảo các mẫu và ví dụ OKR từ các doanh nghiệp đã áp dụng là quan trọng. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là nắm vững kiến thức cơ bản về công thức và cách thức thiết lập OKR một cách chất lượng.

Công thức OKR là gì?

Chúng tôi sẽ… (mục tiêu)…được đo bằng…(các kết quả then chốt này)…
Nếu chúng tôi thành công với…(mục tiêu)…chúng tôi sẽ…(các kết quả then chốt)…

Cách làm OKR tốt

Từ khái niệm OKR là gì, ta có cách tạo một OKR tốt như sau:

Kết quả, không phải nhiệm vụ
- Kết quả chính là kết quả, không phải nhiệm vụ.
- Các nhiệm vụ xuất hiện trên một danh sách việc cần làm và thường có thể được hoàn thành trong một ngày.
- Kết quả chính phản ánh tiến trình có thể đo được mục tiêu và không thể hoàn thành trong một ngày.
- KR không phải là nhiệm vụ.
Tuân thủ SMART: KRs cần được áp dụng nguyên lý SMART.
Mang tính tập trung: Mỗi bộ OKR chỉ nên có tối đa 5 Mục tiêu, trong đó có 1-3 Kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
Mang tính sở hữu: Mục tiêu của bạn phải bắt nguồn từ bạn, chủ sở hữu OKR chứ không phải công ty hay 1 ai đó khác.
Sắp xếp để thành công: OKR nên được điều chỉnh dựa trên đầu vào từ một thành viên nhóm cao cấp hơn và bất kỳ nhóm phụ thuộc nào, để đảm bảo sự liên kết và thỏa thuận.
Cập nhật thường xuyên
- Khi đặt OKR cá nhân theo quý, hãy lưu ý tới tần suất cập nhật tiến độ trên từng kết quả chính.
- Phân bổ KRs thành các bước nhỏ hơn để giúp tiến trình công việc được thực hiện dễ dàng.
Mang tính rõ ràng
- Các OKR hiệu quả được viết rõ ràng và chính xác và
- Giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng OKR.
Mang tính tích cực
- Tạo các số liệu mang tính chất tích cực. Nghĩa là: càng lớn càng tốt.
- Các OKR diễn đạt ý nghĩa mong muốn đạt được tiến bộ tích cực thay vì tiêu cực.
Cách phân loại: Kết quả then chốt hiệu quả bao gồm cách cách phân loại mục tiêu một cách rõ ràng mục tiêu và kiểm soát được các kỳ vọng.
Thể hiện sự khát vọng: Đặt điểm kỳ vọng cao để phản ánh mức độ thành tích rất tham vọng mà vẫn cảm thấy có thể đạt được.

Những sai lầm khi viết OKR là gì?

Tạo OKR “thác đổ”, tức là giao từ trên xuống: OKR cần được hình thành đa chiều (trên xuống, dưới lên, liên kết chéo với nhóm khác). Hãy tin tưởng vào nhóm của bạn và giúp họ hiểu làm thế nào họ có thể đóng góp. Cũng cần OKR liên kết chéo, các nhóm phải nói chuyện với nhau khi cài đặt OKR, nếu không việc đạt được sự liên kết sẽ là không thể.
Tạo ra quá nhiều mục tiêu: Việc tạo ra quá nhiều mục tiêu nhưng không thực thi sẽ khiến OKR thất bại.
Mục tiêu mới không tiến bộ so với mục tiêu lúc trước: Không mang tính tích cực và tiến bộ so với mục tiêu cũ
Mục tiêu của bạn quá thách thức hoặc không đủ thách thức: Đây là loại mục tiêu mang tính phi thực tế.
Xác định OKR nhưng lãng quên OKR: Cần trao đổi về OKR hàng tuần (thực hiện checkin theo lịch).
Có quá nhiều kết quả chính hoặc nhiều kết quả chính nhỏ (không thực sự ảnh hưởng đến mục tiêu).
Kết quả chính không đo lường được hoặc khó hiểu.
Nhầm lẫn giữa công việc (nhiệm vụ, task) và kết quả chính: Kết quả chính không phải là điều bạn làm. Đó là kết quả thành công của những gì bạn đã làm.
Bao gồm OKR trong một công thức lương thưởng: OKR là thành phần của đánh giá nhân viên, không phải là thành phần duy nhất. OKR không phải là một công cụ đánh giá nhân viên. OKR là một công cụ quản lý.
Mang tính máy móc: Không có một cách duy nhất để áp dụng OKR (VD như bắt chước Google). Ngay cả trong các nhóm khác nhau của Google cũng sử dụng OKR theo nhiều cách khác nhau. Hiểu các nguyên tắc liên quan và điều chỉnh việc thực hiện của bạn với tổ chức của bạn.

Các bước trình tự thực hiện OKR trong tổ chức

Bước 1: Thu thập ý tưởng về OKR công ty từ toàn thể công ty.
Bước 2: Các quản lý họp bàn về các OKR công ty và mức độ quan trọng.
Bước 3: Công ty công bố các OKR công ty.
Bước 4: Tất cả thành viên đồng thời suy nghĩ về OKR của bản thân và nhóm, làm thế nào để đóng góp sức mình cho OKR chung.
Bước 5: Các nhóm họp và thống nhất đề xuất OKR của nhóm dựa trên việc đưa nhóm hoàn thành OKR công ty.
Bước 6: Các quản lý họp với cấp trên và thống nhất về OKR của nhóm (có tính tới sự liên kết giữa các nhóm).
Bước 7: Công bố OKR của nhóm tới các cá nhân.
Bước 8: Quản lý họp từng thành viên về OKR cá nhân.
Bước 9: Quản lý họp cả nhóm và tạo OKR cá nhân.
Bước 10: Công bố, kết nối OKR toàn công ty.

Để tận dụng tối đa phương pháp OKR, việc tập trung vào số lượng mục tiêu đã được đặt ra là cực kỳ quan trọng. OKR là một phương thức quản lý mục tiêu hiện đại và mang lại hiệu quả cao khi thực hiện một cách mạnh mẽ và nghiêm túc. Hy vọng bài viết này về “OKR là gì” đã mang lại cho bạn những thông tin thú vị!

Tìm hiểu thêm:

Huyết sắc tố là gì? Giải đáp một số thắc mắc về các bệnh huyết sắc tố
L-arginine hcl là gì? Những lợi ích của L-arginine là gì?
Sữa hạt là gì? Ưu điểm và nhược điểm của sữa hạt

Blog