KPI là gì? Cách xác định KPI như nào?

Một trong những khái niệm thường xuyên được đề cập trong lĩnh vực kinh tế là KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số hiệu suất chính). KPI đó là gì? Có những tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá KPI? Tại sao KPI lại mang lại sự quan trọng đối với môi trường kinh doanh? Những lợi ích và hạn chế của việc sử dụng KPI là gì? Nếu bạn muốn tìm hiểu về khái niệm KPI cũng như các vấn đề liên quan, hãy cùng trang web Lumiereriversidevn.com khám phá thêm thông tin trong bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm KPI là gì?

KPI hay Key Performance Indicator là một chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc. Nó là công cụ quan trọng để đo lường, kiểm soát và đánh giá khối lượng công việc thực hiện được bởi nhân viên, tổ chức hoặc cá nhân.

KPI cung cấp cơ sở để các công ty, doanh nghiệp, và nhà đầu tư có thể đánh giá mức độ hiệu quả của những người thực hiện công việc. Thông qua KPI, họ có thể xác định mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc nhóm, từ đó đưa ra quyết định về việc trả lương, thưởng, hoặc xử lý kỷ luật.

Ngoài ra, KPI cũng giúp các nhà đầu tư và nhà chiến lược xây dựng kế hoạch thực hiện công việc và đặt ra mục tiêu dựa trên năng lực thực tế. Thông qua việc đo lường và theo dõi KPI, họ có thể phát triển chiến lược phù hợp để phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Tiêu chuẩn đánh giá KPI là gì?

Nếu bạn quan tâm đến khái niệm KPI, bạn sẽ nhận thấy rằng có nhiều loại KPI khác nhau. Đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp, cũng như từng chức danh, đều có những tiêu chuẩn riêng để đánh giá KPI. Thông thường, mỗi chức danh trong các công ty sẽ có một mô tả công việc đặc thù.

Khi bạn được tuyển dụng vào vị trí đó, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo hoàn thành các KPI được giao theo yêu cầu. Những KPI này thường áp dụng cho tất cả những người ở cùng chức danh. Ví dụ, khi bạn là nhân viên, bạn cần đáp ứng những tiêu chuẩn cơ bản như:

Đạt mức độ hoàn thành công việc so với các mục tiêu được đặt ra từ cấp trên là điều quan trọng.
Luôn duy trì tinh thần tạo động lực và cảm hứng trong công việc, hướng tới một mục tiêu cụ thể.
Chú trọng vào sự cẩn thận và tỉ mỉ, đồng thời phát hiện kịp thời các lỗi, khuyết điểm trong quá trình làm việc và điều chỉnh tiến độ công việc một cách linh hoạt để đảm bảo tiến độ được thực hiện đúng kế hoạch.

Khi bạn đảm nhận vị trí lãnh đạo, quản lý các bộ phận, nhân sự hoặc có trách nhiệm quản lý cấp cao trong công ty, các tiêu chí để đánh giá KPI thường đặt ra những yêu cầu cao hơn:

Theo dõi và giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên một cách công bằng, minh bạch và chính xác, không chịu ảnh hưởng từ ý kiến cá nhân hay thiên vị. Từ những đánh giá này, xác định các mức độ khen ngợi và hình thức kỷ luật phù hợp đối với nhân viên.
Đánh giá tiến độ thực hiện công việc và tối ưu hóa quy trình nghiệm thu để cải thiện hiệu quả và đánh giá kết quả đạt được.

Cách xác định KPI như nào?

Trong thời đại kinh tế mở cửa như hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp mới được thành lập. Bên cạnh các doanh nghiệp trong nước, có rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã và đang thâm nhập vào thị trường kinh tế Việt Nam. Hệ thống KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá hiệu suất) là sự lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp.

KPI là gì và cách xác định KPI thường là những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất. Việc xác định KPI không đơn giản và đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ nội dung cơ bản của KPI và mục tiêu mà công ty đặt ra. Họ phải từng bước lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu, đồng thời xác định những người tham gia hoàn thành các mục tiêu đó.

Để làm điều này, các nhà quản lý, trưởng bộ phận cần theo dõi chặt chẽ tình hình nhân sự và năng lực của từng người, luôn theo dõi các mục tiêu và kế hoạch đã đặt ra, cũng như theo dõi những người thực hiện các kế hoạch và mục tiêu đó để có thể đánh giá KPI một cách chính xác nhất.

Dựa trên mục tiêu, kế hoạch và việc lựa chọn nhân sự, bạn có thể đặt ra những câu hỏi dựa trên nhận định của mình và các kế hoạch cụ thể để xác định KPI qua các bước sau:

Kết quả bạn mong muốn đạt được khi thực hiện các mục tiêu, kế hoạch của công ty là gì?
Tại sao bạn thấy kết quả đó quan trọng?
Để đo lường được công việc bạn phải làm như thế nào?
Bạn có thể tác động như thế nào đến kết quả đạt được?
Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả kinh doanh?
Làm thế nào để bạn có thể biết được mình đã đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra?
Bạn có thường xuyên đánh giá tiến độ của kết quả không và bạn thực hiện nó như thế nào?

Dựa trên một số câu hỏi thông thường, bạn có thể xác định KPI một cách đơn giản nhất. Đây cũng là tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc và là nguồn động lực để bạn có thể nỗ lực hơn trong công việc.

Cách phân loại KPI

Khi tìm hiểu về KPI, bạn sẽ nhận thấy có nhiều cách phân loại, trong đó phổ biến là việc chia KPI thành hai loại chính: KPI liên quan đến mục tiêu chiến lược và KPI liên quan đến mục tiêu chiến thuật. Cách phân loại này cung cấp hướng dẫn cụ thể cho từng vị trí công việc.

Ví dụ, KPI chiến thuật thường liên quan đến các nhiệm vụ nhỏ, các hành động cụ thể dẫn đến mục tiêu chiến lược lớn hơn. Chúng hướng tới việc đạt được KPI chiến lược. Ngược lại, KPI chiến lược thường là những mục tiêu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổng thể của công ty như KPI về tài chính, marketing…

Ngoài ra, một cách phân loại khác của KPI là:

Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra

Đây là một hệ thống tương đối đơn giản và quen thuộc với các nhà quản lý nhân sự. KPI đầu ra cho phép đánh giá nhanh chóng các hoạt động và mục tiêu đã đạt được dựa trên kế hoạch đã được thiết lập.

Tuy nhiên, KPI đầu ra cũng có những hạn chế. Nó thường không linh hoạt và cứng nhắc, khó thích nghi khi kế hoạch và mục tiêu cần điều chỉnh, thay đổi để phù hợp với thực tế thị trường.

Một điểm hạn chế khác của KPI đầu ra là không thúc đẩy nhân viên trong việc tư duy sáng tạo và giải quyết công việc một cách linh hoạt do tính cố định và hạn chế trong việc áp dụng.

Hệ thống KPI hành vi

KPI là viết tắt của Key Performance Indicators, hay chỉ số đánh giá hiệu suất. Nếu bạn đã từng tham gia giao dịch hoặc hợp tác với các công ty nước ngoài, hệ thống KPI thường rất phổ biến. Tuy nhiên, ở Việt Nam, hệ thống này vẫn khá mới mẻ và không hiệu quả đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nhà nước.

Lý do là KPI hành vi đánh giá thái độ, hành vi, cách ứng xử của mọi người dựa trên từng chức danh cụ thể. KPI hành vi không chỉ được quản lý, lãnh đạo công ty đánh giá mà còn được đánh giá bởi đồng nghiệp và khách hàng, đối tác.

Hệ thống KPI năng lực

KPI về năng lực tập trung vào việc đánh giá khả năng và kỹ năng của nhân viên. Đối với từng vị trí và chức danh khác nhau, KPI về năng lực sẽ đặt ra các yêu cầu khác nhau và có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Khác biệt so với KPI đầu ra, KPI về năng lực hướng tới việc xác định nguyên nhân hơn là tập trung quá nhiều vào kết quả cuối cùng.

Ưu nhược điểm của hệ thống KPI là gì?

Khi đã hiểu về khái niệm KPI, tiêu chuẩn đánh giá, cách xác định và phân loại KPI, bạn cũng cần chú ý đến những ưu và nhược điểm của hệ thống này, bao gồm:

Ưu điểm của KPI

KPI giúp các công ty và doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, cung cấp cơ sở khách quan để xác định mức độ thưởng hoặc xử lý rõ ràng. Ngoài ra, KPI cũng hỗ trợ việc xây dựng chiến lược phát triển dựa trên năng lực của nhân viên. Đồng thời, KPI còn đóng vai trò là một liên kết, gắn kết các thành viên trong công ty.

Nhược điểm của KPI

Ngoài những ưu điểm, KPI cũng có những hạn chế nhất định như sự phụ thuộc nhiều vào người quản lý của công ty, yêu cầu họ phải có hiểu biết sâu sắc về KPI và có ảnh hưởng trong công ty. Hơn nữa, KPI chỉ nên được áp dụng trong thời gian ngắn, nếu không có thể không đạt được kết quả như mong đợi.

Đây là một số thông tin về KPI, bao gồm định nghĩa, tiêu chuẩn đánh giá, cách xác định và phân loại, cũng như ưu nhược điểm của KPI. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề KPI, đừng ngần ngại để lại câu hỏi bên dưới để chúng tôi và Lumiereriversidevn.com có thể hỗ trợ bạn tìm hiểu thêm!

Tìm hiểu thêm: