ERP là gì? Tại sao nên áp dụng hệ thống ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) là gì? Các đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP là gì? Vai trò và ý nghĩa của ERP như thế nào? Nếu bạn quan tâm đến định nghĩa và thông tin liên quan về hệ thống ERP, hãy cùng Lumiereriversidevn.com khám phá thông qua bài viết dưới đây!

Khái niệm ERP là gì?

Khi nói về ERP, hầu như ai cũng đã nghe qua. Tuy nhiên, hiểu sâu về ERP thì lại ít người biết. ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning” trong tiếng Anh, có ý nghĩa là hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Mỗi chữ cái trong ERP mang theo một ý nghĩa cụ thể:

E: Enterprise (doanh nghiệp): ERP là hệ thống bao trùm, toàn diện mọi lĩnh vực, phòng ban và tổ chức trong doanh nghiệp với mục tiêu tổng quát hóa doanh nghiệp.
R: Resource (tài nguyên): Trong kinh doanh, tài nguyên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tài nguyên không chỉ bao gồm về tài chính hay nhân lực mà còn liên quan đến công nghệ. Việc tận dụng và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả là yêu cầu hàng đầu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc chuyển đổi giữa các nguồn tài nguyên mới luôn là một thách thức lớn.
P: Planning (hoạch định): Khái niệm hoạch định là điều quen thuộc trong kinh doanh. Nhưng cách ERP được áp dụng vào việc hoạch định doanh nghiệp và ảnh hưởng thực sự của nó là một vấn đề phức tạp.

Sự hình thành của hệ thống ERP

Khi nhắc đến ERP, nhiều người có thể nghĩ rằng đây là một hệ thống mới được phát triển. Thực tế, ERP không phải là một khái niệm mới mẻ mà đã xuất hiện từ những năm 1960 do các kỹ sư phần mềm của Gartner – một trong những công ty hàng đầu về nghiên cứu và phát triển phần mềm công nghệ thông tin trên toàn cầu.

Ban đầu, mục tiêu chính của ERP là hỗ trợ các công ty trong việc quản lý hàng tồn kho và kiểm tra cân đối số liệu kinh doanh. Sau những thành công ban đầu này, ERP đã trải qua quá trình cải tiến và mở rộng chức năng, trở thành một hệ thống tích hợp quản lý nguyên vật liệu nhằm giúp các công ty và doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết cho các quy trình sản xuất.

Đến năm 1990, sau khi thế giới bắt đầu hồi phục từ cuộc khủng hoảng kinh tế và đang tiến triển, hệ thống ERP đã mở rộng ra các lĩnh vực khác như kế toán, quản lý nhân sự và lập kế hoạch hoạt động. Đây có thể coi là một bước đột phá quan trọng trong quá trình phát triển của ERP.

Hiện nay, hệ thống ERP đã phát triển và lan rộng khắp thế giới, được sử dụng bởi nhiều công ty, doanh nghiệp, thậm chí cả các tập đoàn đa quốc gia để quản lý hoạt động kinh doanh của họ. ERP có thể xem như là nền móng cốt lõi của các công ty hiện đại, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia. Mọi hoạt động quản lý có thể bị đình trệ và doanh nghiệp có thể tạm ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP gặp sự cố hoặc vấn đề gì đó xảy ra.

Đặc điểm của hệ thống ERP

Như đã đề cập trong phần giới thiệu về ERP, nó được biết đến như một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Điều này cho phép nó hoạt động một cách tổng thể, tổng quát mà không đòi hỏi sự sử dụng quá nhiều hệ thống máy tính độc lập trong các bộ phận tổng thể của doanh nghiệp.

Ngoài ra, ERP cũng thể hiện tính linh hoạt cao, có khả năng mở rộng và phát triển theo thời gian, tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà không cần thay đổi cấu trúc cơ bản của chương trình và không yêu cầu việc lập trình lại khi triển khai cho từng công ty cụ thể.

Một trong những điểm nổi bật khiến ERP được chú ý là khả năng quản lý nhiều hạng mục và lĩnh vực khác nhau mà không cần sự can thiệp của quá nhiều người. Trước đây, trong cấu trúc tổ chức của các công ty, mỗi phòng ban thường có nhiều nhân viên, mỗi người lại quản lý một phần nhỏ trong một hệ thống lớn và bao gồm nhiều lĩnh vực như tài chính, tiếp thị, hoặc giao diện đa ngôn ngữ.

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm ERP, bạn có thể hoạt động một cách hiệu quả mà không cần phải tuyển dụng quá nhiều nhân viên, đồng thời mang lại kết quả thậm chí còn tốt hơn rất nhiều so với công việc thực hiện bằng con người.

Chức năng của hệ thống ERP là gì?

Để hiểu rõ về chức năng của ERP, việc đầu tiên là nắm vững khái niệm về ERP. Khi bạn đã có hiểu biết về khái niệm này, việc xác định các chức năng của ERP trở nên đơn giản hơn.

Trong thời đại kinh tế mở cửa và hội nhập như hiện nay, việc thiết lập và vận hành hệ thống ERP trở nên vô cùng quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đa quốc gia, việc quản lý và hoạch định nguồn tài nguyên không hề đơn giản.

Hãy tưởng tượng một công ty với hàng trăm chi nhánh đặt khắp các quốc gia, mỗi nơi sử dụng ngôn ngữ và phương thức hoạt động khác nhau. Mỗi chi nhánh, công ty con thực hiện theo các tiêu chuẩn riêng, kế hoạch khác nhau. Trong trường hợp này, quản lý và điều hành sẽ trở nên hỗn loạn và khó khăn đến đâu.

Hoặc đơn giản hơn, nếu một công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực mà không có sự hỗ trợ từ ERP, việc phụ thuộc vào sức lao động của hàng trăm con người sẽ không mang lại lợi nhuận và công việc có thể không hoàn thành được.

Tại sao nên áp dụng hệ thống ERP?

Sau khi bạn đã hiểu về khái niệm ERP là gì, thường sẽ đặt ra câu hỏi về lý do để áp dụng ERP trong mô hình kinh doanh của mình. Có nhiều lợi ích mà việc sử dụng ERP có thể mang lại, như:

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: ERP cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy giúp đưa ra quyết định chính xác mà không cần phải tìm kiếm từ nhiều nguồn thông tin khác nhau.
Chuẩn hóa thông tin nhân sự: ERP không chỉ quản lý tài nguyên nhân sự mà còn giúp tổ chức, sắp xếp và quản lý nhân sự một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo việc trả lương cho nhân viên được thực hiện chính xác nhất.
Tăng hiệu quả và chuẩn hóa kinh doanh: Thay vì phụ thuộc vào nhiều nguồn nhân lực cho cùng một công việc, ERP có khả năng xử lý nhanh và chính xác mà không cần tốn nhiều nhân lực. Điều này giúp tăng cường hiệu quả kinh doanh và chuẩn hóa quy trình làm việc.

Tiêu chuẩn của hệ thống ERP là gì?

Đặc tính tích hợp chặt chẽ: Để đạt hiệu quả tối đa, ERP cần có sự tích hợp mạnh mẽ, đảm bảo việc kế thừa thông tin từ các phòng ban và tổng hợp chúng vào một hệ thống duy nhất.
Khả năng phân tích: Sau khi thu thập thông tin vào hệ thống ERP, việc xử lý và phân tích dữ liệu là quan trọng để đưa ra thông tin hữu ích, hỗ trợ quyết định và từ những dữ liệu phân tích này, có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty theo từng giai đoạn.
Tính linh hoạt: ERP hoạt động rất linh hoạt và có thể mở rộng và phát triển tùy thuộc vào từng loại hình công ty và giai đoạn phát triển cụ thể.

Sử dụng hệ thống ERP trong hoạt động của doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nhà nước như ở Việt Nam hiện nay, đều có khả năng áp dụng ERP.

Việc không áp dụng hoặc triển khai ERP không thành công có nhiều nguyên nhân, trong đó, một nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp phát hiện rằng hệ thống ERP không hỗ trợ đủ cho hoạt động kinh doanh của họ, đồng thời chi phí ban đầu để mua phần mềm ERP lại khá cao. Do đó, ở Việt Nam, việc triển khai hệ thống ERP vẫn còn mới mẻ và chưa được áp dụng rộng rãi.

Trên đây là một số thông tin về ERP, bao gồm định nghĩa, các tiêu chuẩn của hệ thống này, quá trình hình thành và vai trò của nó trong các doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề ERP, hãy để lại câu hỏi của bạn bên dưới để chúng ta cùng Lumiereriversidevn.com khám phá thêm thông tin nhé!

Tìm hiểu thêm: